Morgondagens byrå #4: Kostnadskoll

Bättre lönsamhet. Mindre stress. Och tvärt emot vad man kan tro, mer tid till kreativitet, kvalitet och att vinna tävlingar. Denna ljusa framtid öppnar sig för byråer som har koll på arbetstidskostnaderna. Här får du den fjärde artikeln i serien: Morgondagens byrå.

Kostnadskoll.

Lätt att missa arbetstidskostnader

Byråer fokuserar ofta på kunderna, kreativitet och kvalitet. Inget fel i sig. Men ofta missar de att ha koll på kostnaderna. Det är lätt att överleverera när antalet korrekturrundor drar iväg. Eller när brieferna är otydliga så att leveransen skjuter på ett rörligt mål. Eller när ansvarsfördelningen är otydlig hos kund eller byrå, eller mellan dem båda. Eller när byrån saknar dokumenterade processer, så att det blir dubbelarbete och olika personer gör samma arbete på olika sätt. Eller…

Det här leder lätt till pressade deadlines och att du och dina kollegor tvingas leverera mer arbetstid än planerat. Vilket i sin tur ökar kostnaderna för övertid, sjukskrivningar och frilansare. Men framförallt. Det blir mindre tid till kvalitet, kreativitet och att tävla. Samtidigt pressar köparna priset nedåt. När problemet sedan slår igenom i resultaträkningen har byråchefen svårt att se andra val än att dra ner på personalkostnaderna, med hjälp av färre och mer juniora anställda. Vilket i sin tur bara tar problemet in i en nedåtgående spiral.

Gör det lätt – kreatörer hatar tidrapporter (vem gör inte det?)

Början till lösningen på den onda spiralen är att mäta, rapportera och följa upp arbetstid. För om du kan se var tiden tickar iväg, då är det lättare att besluta om mer specifika lösningar än grova personalnedskärningar. Men mät lagom, och inte som när jag jobbade på AT&T-Unisource i England. Där spenderade jag halva fredagarna åt att skriva rapporter. Gör det därför enkelt att rapportera, gärna genom att digitalisera hela processen från nyckeltal till uppföljning. Släpp in lite ”Math Men” och mät arbetstid, exempelvis:

Steg 1. Arbetstid och inköp per projekt. Sedan sköter tidrapporteringssystemet att presentera hur mycket olika personer har lagt på olika projekt och om kunden är lönsam.

Steg 2. Tid per arbetsuppgift. Från sälj, kundbrief, planning och kreativ brief. Till kreativ process och produktion.

Med kostnadskoll kan du se vilka projekt och kunder som är lönsamma och olönsamma. Du kan se var i processen tiden flyger iväg, var du kan trimma. Och du kan jämföra din byrås produktivitet med andra byråers, vad gäller både produktion och kreativitet. Dessutom får du bättre underlag till lönsam prissättning.

Mer om en ljus framtid för din byrå


DELA




08-31 00 02

Mejl